Trabajar el sistema

Descubre cómo trabajar los sistemas en tu vida para tu ventaja.

Están a tu alrededor. ¿Puedes verlos? ¿Puedes sentir ellos?

OK, relájate, no estamos hablando de extraterrestres invisibles. Estamos hablando de sistemas.

A diferencia de los extraterrestres invisibles, estos sistemas realmente influyen mucho en lo que hacemos todos los días. Ya sea conduciendo al trabajo o haciendo mandados con la familia, piense en todos los sistemas que lo afectan. El tráfico en la carretera, los estacionamientos, los precios de los combustibles fósiles, los procesos administrativos de su empresa, incluso los sistemas sociales de comunicación y lenguaje. Los sistemas están en todas partes.

Una vez que comienzas a ver los sistemas en todas partes, puedes comenzar a pensar cómo puedes voltear el script: en lugar de que solo te afecten, ¿cómo puede trabajar ? Este resumen le mostrará cómo hacerlo.

En este resumen, aprenderá

• cómo ser un mejor administrador de sistemas;

 

• por qué los sistemas 100% perfectos no son el objetivo; y

 

• cómo los sistemas son tan importantes en el hogar como en el trabajo.

 

Obtenga la mentalidad de los sistemas: el mundo es un sistema lógico de procesos, no un desastre caótico.

¿Alguna vez has sentido que eres un impotente grano de arena en una tormenta de polvo de caos más allá de tu control? Bueno, no es el caos lo que gobierna el mundo, sino un orden inherente subyacente, incluso si no siempre podemos verlo.

Piénselo: nadie está a cargo de administrar el mundo, pero todo funciona bien el 99.9 por ciento de las veces. ¿Cómo puede ser esto?

Esto se debe a que los sistemas , es decir, multitudes de diversas partes que trabajan juntas para lograr un solo objetivo, están inherentemente inclinadas a la estabilidad y la eficiencia.

Hay todo tipo de sistemas que funcionan a la perfección todos los días sin que te des cuenta. En algún lugar lejano, por ejemplo, el petróleo se extrae de la tierra utilizando métodos y maquinaria cuidadosamente diseñados. Ese petróleo se transporta a las refinerías por mar, carretera, ferrocarril o tubería, y finalmente se entrega a una gran cantidad de estaciones de servicio para su conveniencia.

Cuando hay caos o disfunción dentro de un sistema, es en gran parte el resultado de fallas humanas.

Mientras que los sistemas tienden a funcionar sin problemas, los seres humanos tienden a cometer errores. Los resultados insatisfactorios no son consecuencia del destino o la mala suerte, sino que son una prueba de nuestra capacidad para ejercer nuestra influencia en los procesos.

La crisis financiera mundial, por ejemplo, no fue ciega mala suerte. Fue el resultado de una serie de malas decisiones tomadas por las personas.

Además, nuestra evaluación de si los sistemas funcionan como deberían es en gran parte subjetiva, ya que lo que califica como un “resultado positivo” depende en gran medida de nuestra perspectiva.

Por ejemplo, personalmente puede resultarle escandaloso que los precios del gas sean tan altos. Sin embargo, una nación exportadora de petróleo verá la situación de manera algo diferente.

La situación, sin embargo, no es inmutable. Por ejemplo, los gobiernos podrían negociar un mejor esquema de intercambio de recursos que beneficie a todos.

Ves, no eres solo un grano de arena; usted tiene influencia y puede trabajar el sistema a su favor.

Deja de preocuparte por los sistemas que están más allá de tu influencia y comienza a tomar el control de los que puedes cambiar.

Casi todos se han hundido en algún momento hasta el punto de sentir que nunca alcanzarían sus sueños porque el juego simplemente está manipulado contra ellos. ¡Esta mentalidad asegura que nunca obtendrá el cambio que desea!

Es cierto: ninguna persona tiene control total sobre todos los sistemas que afectan su vida. No hay nada que pueda hacer al respecto, así que acéptelo y siga adelante.

Si bien puede ejercer su derecho a votar en una democracia, por ejemplo, el resultado general estará fuera de su alcance. Su voto es solo uno entre muchos, y quejarse de eso no hace nada para cambiar este hecho.

Pero eso no significa que debas despreciar la democracia. Después de todo, todavía puede participar, y aunque su voto no pueda cambiar las elecciones por sí solo, eso no significa que no tenga influencia.

Sin embargo, hay muchos sistemas que están bajo su comando directo. Solo tiene que hacerse cargo de administrarlos para que las cosas funcionen a su favor.

La mayoría de las cosas no salen como queremos porque ni siquiera intentamos cambiar sus resultados. Considere la democracia nuevamente: si cree que es realmente impotente, entonces podría dejar de votar. Eso es definitivamente no va a avanzar en su causa.

O, para tomar un ejemplo más del día a día, si quieres perder peso, no perderás kilos solo por intención. Dejarlo al azar tampoco lo hará. Por el contrario, deberá desarrollar un plan (una dieta, un régimen de ejercicio o algo similar) y ponerlo en marcha.

Entonces, deja de lado las circunstancias que están fuera de tus manos y enfócate en los sistemas en los que puedes influir. Esta es la mano que te han repartido. Comienza a jugarlo.

Retroceda un paso para analizar los sistemas desde una perspectiva externa.

¿Qué tan fácil es perder el bosque por los árboles? Es muy fácil, de hecho. Y, sin embargo, a menudo olvidamos la solución obvia: la distancia.

De hecho, solo puede esperar comprender los sistemas que dirigen su vida y su posición en la sociedad retrocediendo y ganando la perspectiva de que alguien del exterior esté mirando.

Una rueda dentada en una máquina solo conoce las otras ruedas dentadas que toca. Solo al ver las ruedas dentadas en relación con el resto de la maquinaria puede esperar comprender cómo funciona realmente el mecanismo.

Del mismo modo, a menudo nos desplazamos a través de nuestras rutinas diarias sin ninguna conciencia de los diferentes sistemas por los que pasamos y participamos cada día, lo que puede dificultarnos ver nuestro propio papel en estos sistemas.

Pero una vez que los miras desde el punto de vista correcto, estás en una mejor posición para diseccionar estos sistemas y ver sus partes de interfuncionamiento.

Cada sistema se puede dividir en subsistemas, y cada subsistema en procesos de varios pasos. Al descomponer los sistemas de esta manera, podemos lidiar con piezas manejables y descubrir los mecanismos que causan problemas.

Piénsalo de esta manera: tu mecánico sería inútil si no supiera que un automóvil está hecho de sistemas eléctricos, mecánicos e hidráulicos, y comprende que estos sistemas funcionan juntos para ponerlo en movimiento.

Cada sistema es tan bueno como sus componentes, por lo que si puede retroceder y ver las partes individuales, tendrá una mejor idea de los problemas que deben solucionarse.

Ponte en el asiento del conductor: conviértete en administrador del sistema.

Ahora que comprende mejor qué son los sistemas, es hora de ver cómo puede aplicar este conocimiento para mejorar su vida profesional y personal. Pero primero tenemos que establecer algunas reglas básicas.

Comienza definiendo tus objetivos y estrategias correspondientes en detalle. Si no sabe cuáles son sus objetivos, será imposible tomar decisiones, ya que sus elecciones no tendrán un propósito claramente motivado.

Al igual que un barco sin brújula, no podrá saber si se está alejando o acercándose a su objetivo si no tiene una idea clara de lo que se supone que es ese objetivo.

Segundo, date cuenta de que los problemas de hoy son las oportunidades de mañana.

No querrás acostumbrarte a abordar los problemas a medida que surjan. Desea extraer los problemas desde la raíz, evitando así futuras dificultades. Eso significa identificar qué problemas son sintomáticos de fallas en su sistema. Su objetivo como administrador de sistemas es hacer que los sistemas funcionen sin problemas.

De esta manera, los problemas que descubres son en realidad oportunidades para mejorar la funcionalidad de tus sistemas.

Por ejemplo, romper con tu pareja puede parecer la solución obvia para tu relación disfuncional. Es decir, hasta que te encuentres exactamente en la misma situación con otra persona un año después.

En cambio, podría haber considerado su relación como un sistema e identificado la causa del problema dentro de ese sistema. Tal vez entonces podrías haber descubierto de qué se trataba tu persona o tu estilo de relación que hizo que tu relación fuera disfuncional, para empezar.

Puede influir en todos los sistemas a los que pertenece, ya sean profesionales, personales, financieros, sociales o biológicos. En el próximo capítulo, aprenderá más sobre cómo aplicar esto a su negocio.

Concéntrate en tu papel como líder.

Un negocio no es un monolito. Más bien, es una organización compleja compuesta de varios sistemas de interoperación. Entonces, ¿cómo puede esperar manejar tal complejidad?

Al igual que todos los sistemas, su negocio puede dividirse en subsistemas. Al delegar la supervisión de los departamentos, es decir, los subsistemas, se ahorra un tiempo valioso que puede invertirse en liderazgo.

El jefe de recursos humanos debe ocuparse de RR. HH., El gerente de logística con logística, etc., basándose en sus instrucciones pero sin requerir su opinión para cada decisión.

¿Cómo podría asistir a todas las reuniones de recursos humanos, logística o ventas mientras también trazan el rumbo estratégico que cada sistema debería seguir?

Cuando esté tramando este curso estratégico, deberá ser específico al definir objetivos y pautas.

¿Recuerdas el velero sin brújula? Nunca querrás encontrarte en esa posición. Si no traza un curso, entonces su empresa no tiene la esperanza de producir los resultados que desea.

Esta es su responsabilidad, es decir, la responsabilidad de un líder: establecer el curso estratégico que guía estos sistemas de interoperabilidad.

Al principio de la carrera del autor, solo había establecido objetivos vagos para su empresa, cosas como obtener más ganancias, antes de descubrir finalmente la mecánica comercial. Después de internalizar la mentalidad de los sistemas y apreciar los diferentes sistemas a su alrededor, fue capaz de crear objetivos y estrategias más específicos que fueron realmente útiles para evaluar su progreso.

Por ejemplo, estableció el objetivo específico de la compañía de convertirse en uno de los cinco principales jugadores en el mercado estadounidense al aumentar la calidad y reducir la cantidad. Su nuevo enfoque valió la pena casi al instante.

Dirige tu negocio como una máquina.

La mayoría de la gente quiere que su negocio funcione como una máquina bien engrasada. Pero incluso una vieja máquina oxidada es un buen punto de partida.

Al reparar los subsistemas dentro de su negocio, tiene la oportunidad de encontrar un gran valor.

Las partes disfuncionales de su negocio esencialmente representan ganancias ocultas que esperan ser desbloqueadas. Entonces, ¿cómo debe abordar su reparación?

Comienza abordando primero los problemas más grandes, o partes disfuncionales, y avanza hasta los detalles más pequeños.

A medida que su resolución de problemas se vuelve más específica, necesitará cada vez menos tiempo para hacer frente a las partes disfuncionales, asegurando así que optimice sus procesos y aumente las ganancias lo más rápido posible.

Pero para que su máquina funcione sin problemas, sus trabajadores deberán saber cómo administrar esa máquina.

Un resultado consistente no es producto del azar, sino de instrucciones detalladas. Haga que sus empleados escriban guías paso a paso para cada proceso, de modo que las tareas se realicen siempre de la manera más eficiente posible.

Una razón por la que los programas de computadora son tan eficientes es porque realizan un proceso de la misma manera cada vez, siguiendo un protocolo paso a paso. Use esto como una guía para hacer que sus sistemas sean lo más consistentes y predecibles posible.

Una vez que haya puesto sus sistemas en su lugar, no puede olvidar mantenerlos. Cada máquina necesita lubricarse, repararse y ajustarse. No cometas el error de descansar en tus laureles. Incluso la mejor relación con el cliente se volverá amarga, por ejemplo, si no le presta la atención necesaria.

Si administra los sistemas de una manera que evite problemas y mantenga una calidad de resultados consistente, no solo ganará más dinero, sino que también lo hará de manera más eficiente.

Maximice la eficiencia de su proceso con objetivos realistas y buena comunicación.

¿Cuál es el objetivo correcto? ¿Está recibiendo todo correcto? ¿Todo el 100 por ciento? Cuando se trata de negocios, tendremos que usar una lógica diferente.

Aquí, el 98 por ciento es lo suficientemente bueno. No pierdas tiempo y dinero en tratar de hacer las cosas 100 por ciento correctas.

De hecho, el 98 por ciento podría considerarse perfecto, ya que lograr ese último dos por ciento requiere tanto esfuerzo adicional que haría que el proceso sea ineficiente.

Por ejemplo: ¿Cuánto tiempo y energía te tomaría pintar la cerca? ¿Y cuánto tiempo extra y energía se necesitaría para pintarlo perfectamente, sin rayas ni imperfecciones? ¿Y valdría la pena?

Tenga esto en cuenta cuando determine cómo maximizará la eficiencia de sus sistemas. No tienen que ser perfectos; solo tienen que ser geniales.

En el proceso de lograr su sistema casi perfecto, asegúrese de nunca dejar de comunicarse.

De hecho, el sistema de comunicación es omnipresente tanto en los negocios como en su vida personal. Los malentendidos y los conflictos surgen del silencio. Si hay un problema, diríjalo de inmediato.

Puede tomar medidas para institucionalizar la comunicación y el diálogo en su negocio al proporcionar diversas oportunidades para la comunicación individual y grupal, como las reuniones.

Más allá de los negocios, tantos problemas surgen de una simple falta de comunicación. Incluso los conflictos tan grandes como la Guerra Fría fueron en gran medida el resultado de una mala comunicación. ¡Y casi condujo a una guerra atómica!

Por el contrario, los estados que interactúan regularmente a través de la confianza compartida mejoran su cooperación, como es el caso en la Unión Europea. Intenta parecerte más a ellos sin importar si es en casa con tu cónyuge o en la oficina con tus colegas.

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

El trabajo duro no conduce automáticamente al éxito, especialmente si malgastas tus esfuerzos trabajando en las cosas equivocadas. Para aprovechar al máximo su trabajo, debe identificar los sistemas dentro de los cuales opera y luego discernir, analizar y mejorar las partes disfuncionales en ellos.

Sugerido más lectura: The E-Myth Revisited por Michael E. Gerber

En una versión revisada y actualizada de su famoso libro El E-Myth , el autor Michael Gerber atraviesa varios mitos sobre lo que implica comenzar un pequeño negocio y cómo hacer un Negocio exitoso. Guiándolo a través de cada etapa de cómo construir un negocio, El E-Myth Revisited destaca la importante diferencia entre trabajar en su negocio y trabajando en su negocio.

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