Libertad virtual

Descubre cómo contratar asistentes virtuales y libera tu tiempo para trabajar de verdad.

Ser propietario de un negocio es un trabajo bastante exigente: hay un equipo de personal que administrar, costos que vigilar, estrategia comercial que decidir e inversores que cumplir. Encontrar tiempo para todo no es fácil, e incluso si se encuentra este tiempo, reunir la energía para completar cada tarea es igual de difícil.

Afortunadamente, el mundo moderno y tecnológicamente avanzado ha proporcionado una solución: Asistentes virtuales. Estos son miembros del personal que trabajan para usted pero se encuentran en otro lugar, en otra ciudad, estado o incluso país.

Si contrata a un equipo de Asistentes virtuales efectivos, se encontrará con el tiempo para planificar y dirigir su negocio. Pero si se equivoca en la contratación, podría encontrar aún más trabajo por hacer. Estas ideas le muestran la mejor manera de reclutar, capacitar y administrar un equipo de Asistentes virtuales.

En este resumen descubrirá

• la mejor manera de entrenar a alguien en otra zona horaria;

 

• por qué debería contratar Asistentes virtuales para el rol pero no para la tarea; y

 

• el único trabajo que simplemente no puedes subcontratar.

 

La externalización de su trabajo al personal en otros lugares le permite concentrarse en lo que importa.

La vida como propietario de un negocio en nuestro mundo moderno no es fácil. A menudo, se espera que seamos secuestradores de todos los oficios, que realicen una miríada de trabajos, cada uno de los cuales lleva mucho tiempo.

Antes de que puedas pensar en dedicar un tiempo a crear nuevos productos y servicios innovadores, o incluso a vender esos productos y servicios, primero debes analizar un programa lleno de otras cosas: hay personal que administrar, cheques para escribir , presupuestos para revisar, contratos con proveedores para revisar, y la lista sigue y sigue.

¡No es sorprendente que tantos luchen! De hecho, los propios intentos del autor de administrar su negocio lo llevaron a un agotamiento total; simplemente no le quedaba tiempo ni energía para tener éxito.

Fue entonces cuando decidió hacer las cosas un poco diferente: subcontrató parte de su trabajo a Asistentes virtuales (VA).

Los VA son empleados que trabajan para usted, pero que no están en la misma ubicación que usted. Pueden asumir una gran variedad de tareas, desde la contabilidad hasta la gestión de la oficina, lo que permite a los propietarios y líderes de negocios concentrarse en el trabajo en el que son mejores y eso es lo más importante. Al contratar VA, pueden disfrutar de lo que se conoce como libertad virtual.

Hay dos razones principales por las cuales los VA presentan una gran oportunidad:

Primero, Internet permite una comunicación constante a través de miles de millas entre usted y su VA. No importa qué tan lejos esté, puede trabajar como si estuviera en la misma habitación.

En segundo lugar, hay un gran grupo de talentos disponibles. Más de 42 millones de estadounidenses trabajan actualmente como consultores independientes y autónomos, todos ellos potencialmente disponibles para trabajo a tiempo parcial, a tiempo completo o incluso basado en proyectos.

Entonces, si estás luchando por mantenerte a flote en un mar de tareas, la libertad virtual puede ser tu balsa salvavidas.

Ningún VA puede hacer todos sus trabajos subcontratados, y hay un trabajo que nunca debe darles.

Así como los líderes empresariales no pueden hacer todo por sí mismos, no importa cuánto lo intenten, tampoco los VA.

En pocas palabras, no puede pedirle a un solo VA que haga todo su trabajo subcontratado. Si bien es tentador encontrar un VA superhéroe en el que volcar todo su trabajo, la desafortunada verdad es que todos somos humanos, incluso sus VA.

Si bien un VA puede realizar una o dos tareas mejor que usted, no podrán abordar todo del trabajo que debe transmitir.

Teniendo esto en cuenta, debería contratar personal virtual para roles específicos. Por ejemplo, puede contratar un Asistente virtual general (GVA) para administrar el administrador de su negocio. Su GVA es el que se destaca en hacer pequeñas tareas repetitivas, como comprar papelería para la oficina, organizar reuniones o enviar notas.

Tenga en cuenta, sin embargo, que hay una cosa que nunca debe externalizar: su contenido , es decir, lo que vende a sus clientes.

Un buen contenido puede ser cualquier cosa. Si ejecuta un sitio web de asesoramiento empresarial, su contenido podría ser un libro electrónico gratuito que detalla cómo sus clientes pueden crear un blog para hacer crecer su negocio. O tiene un blog de revisión de vinos, donde su contenido puede ser videos en los que proporciona información y consejos para los compradores de vinos.

Su contenido es lo que hace que su negocio sea exitoso. De hecho, un gran negocio no es el que gasta más en marketing o el que llega a la cima de las clasificaciones de búsqueda de Google. Más bien, es el que tiene el contenido más atractivo y relevante para sus clientes.

Así que asegúrese de que usted proporcione el contenido usted mismo. De esta manera, puede asegurarse de que sea del calibre que esperan sus clientes.

Afortunadamente, dado que has asignado tus tareas menos importantes a tus VA, ¡puedes dedicar mucho tiempo a la creación de contenido!

Trabajar con personal virtual es un proceso de aprendizaje, pero hay trucos para hacerlo más fácil.

Trabajar con VA puede parecer fácil; obviamente, todo lo que tiene que hacer es buscar y contratar a las personas adecuadas, ¿verdad? Bueno, hay más que eso. De hecho, es probable que cometas muchos errores en el camino hacia las VA perfectas.

El propio autor tuvo que aprender algunas lecciones difíciles a través de prueba y error. Por ejemplo, al principio le resultaba difícil juzgar cuánta autoridad e independencia dar a sus VA. A algunos de ellos les dio demasiado, y terminaron trabajando en contra de sus deseos. A otros les dio muy poco para poder hacer su trabajo.

Toda esta prueba y error dio como resultado algunas poderosas heurísticas que puede usar al encontrar sus VA.

Primero, nunca sacrifique la calidad por el costo. Los buenos AV no son baratos, especialmente para una nueva empresa. Un desarrollador de aplicaciones, por ejemplo, cuesta hasta $ 2,500 por mes y un VAB $ 900. Aunque puede parecer prudente contratar los VA menos costosos, en realidad es bastante imprudente.

Recuerda: estas personas son como tus empleados internos y tú quieres el mejor trabajo de ellos. En el mundo real, no contrataría a un gerente de oficina barato sin experiencia en administración, entonces, ¿por qué hacerlo en el virtual?

La misma consideración se aplica a la ubicación. Los VA en el extranjero probablemente serán más baratos, y pueden funcionar tan bien como los VA de su país de origen. Sin embargo, trabajar en diferentes zonas horarias y lidiar con las diferencias culturales puede convertirse en una carga.

Imagine lo frustrante que sería tener que esperar seis horas al día para obtener una respuesta de la persona a cargo de los videos de su sitio web si necesita una decisión instantánea sobre cuándo cargar un video viral caliente. Puede terminar perdiendo debido a la espera.

Es su decisión, pero piense si la reducción en el precio del trabajo en el extranjero merece la molestia adicional de trabajar en diferentes zonas horarias.

Contratar un VA requiere tanta atención como contratar a un empleado normal.

Aunque nunca veas a tus VA cara a cara, siguen siendo personas. Por lo tanto, muchas de las cosas que son ciertas para la contratación de empleados “normales” también son ciertas para el reclutamiento de VA.

Lo más importante a tener en cuenta al contratar VAs, como con los empleados normales, es que debe contratar para el rol , no la tarea .

Imagine que necesita un VA para editar videos para su sitio web. Antes de ir y encontrar el mejor editor de video, piense primero en qué más puede desear de su VA de video digital en el futuro. Por ejemplo, es posible que los necesite para cargar los videos o incluso grabarlos.

En otras palabras, no se centre solo en su tarea inmediata (edición digital). Piensa en “panorama general”.

Y aunque no tiene que comprender todo lo que hace su editor de video, necesita al menos un conocimiento básico para poder tomar una buena decisión de contratación.

Pero la contratación es una tarea, como cualquier otra, ¿verdad? ¿No podrías subcontratar esto a otro VA?

No. Usted está a cargo del desarrollo de su empresa, por lo que usted tiene que estar a cargo del reclutamiento. Así que asegúrate de investigar los roles que estás contratando y aprende por ti mismo.

Además, todas las buenas contrataciones comienzan con una buena descripción del trabajo. Debe ser muy claro, tanto para usted como para los candidatos a su trabajo, sobre lo que quiere de su VA. Cuanto mejor sea la descripción del trabajo, más fácil será encontrar a la persona adecuada para cumplirlo.

Una buena descripción del trabajo es clara, precisa y fácilmente comprensible. Use viñetas y sea muy claro acerca de lo que quiere de su VA, y qué experiencia se requiere para el trabajo.

Asegúrese de que las entrevistas de trabajo sean personales. Siempre use algo como Skype o Google Hangouts, y nunca confíe en el correo electrónico. Solo con la ayuda de entrevistas planificadas y de alta calidad, una buena descripción del trabajo se convertirá en una buena contratación.

Pero la contratación es solo el primer paso …

No es suficiente simplemente contratar VAs, también hay que entrenarlos.

Ningún líder empresarial puede esperar que sus nuevos empleados internos sepan exactamente qué hacer sin algún tipo de orientación. Necesitan capacitación, y lo mismo es cierto para sus VA.

Hay tres cosas que debe recordar al contratar VA.

Primero, como se mencionó anteriormente, debe definir cuidadosamente el rol para el que está contratando. Si, por ejemplo, está contratando un GVA para administrar el administrador de su oficina, entonces deberá tomarse el tiempo para decirles exactamente qué se requiere de ellos. No les hagas intuir nada.

En segundo lugar, sus VA pueden y deberían pedir ayuda cada vez que tengan preguntas, especialmente al principio. ¡ no permita que su GVA aprenda a través de prueba y error! Deje en claro que espera que pregunten cuándo necesitan orientación, para que lo hagan bien la primera vez.

Finalmente, tenga en cuenta las zonas horarias. La capacitación para alguien que vive a 12 horas de distancia de usted debe estar bien planificada para que se ejecute bien. Si bien puede encontrar el GVA mejor calificado en el extranjero, no desea responder preguntas a las 2 a.m.

Estos tres principios son buenos lugares para comenzar, pero se necesitará más que eso para entrenar bien a tus AV.

Asegúrese de mezclar los tipos de medios que usa al entrenar a su VA, incluidos los materiales de capacitación en línea, de audio, visuales y escritos tradicionales. La capacitación puede requerir mucho tiempo y atención, por lo que desarrollar materiales de capacitación sólidos le ahorrará trabajo al final. Una vez que haya producido los mejores recursos de capacitación, puede usarlos cada vez que contrate a un nuevo VA.

Tenga en cuenta las diferencias culturales al contratar en el extranjero. Por ejemplo, si escribe sus correos electrónicos a sus VA filipinos en TODAS LAS MAYÚSCULAS, entonces podrían interpretar esto como gritos y, por lo tanto, se sentirán personalmente ofendidos. Esto a su vez conduce a una disminución de la productividad y el resentimiento.

Una vez que haya capacitado a sus VA, su tarea principal es establecer un sistema de gestión para mantener su trabajo eficiente.

Una vez completada la capacitación, estarás mucho más cerca de lograr finalmente la libertad virtual. Pero esta libertad solo llegará si sus VA pueden trabajar de manera organizada. En otras palabras, necesita un sistema de gestión.

Los mejores sistemas de gestión giran en torno a las hojas de preguntas frecuentes o IFTTT hojas de trucos: el acrónimo significa “ si eso sucede, , entonces esto tiene que suceder. “

Puede pensar en las hojas de trucos de IFTTT como procedimientos de evacuación de emergencia: en caso de terremoto o incendio, simplemente siga el procedimiento para ponerse a salvo.

Las hojas de trucos IFTTT ayudan a sus VA a comprender qué hacer si, por ejemplo, su sistema falla o no cumplen con una fecha límite. Con un IFTTT, tienen órdenes claras sobre qué hacer a continuación.

Además, evitan que tengas que microgestión tus VA. Se supone que los asistentes virtuales deben liberar su tiempo, por lo que no querrá pasar todo el día revisando su trabajo. Además, este enfoque sofocante y práctico desmotivará a tus VA.

Sin embargo, una vez que su equipo de VA comience a crecer, las hojas de preguntas frecuentes simplemente no serán suficientes. En este caso, necesitará un sistema de administración completo para realizar un seguimiento de lo que todos están haciendo.

Si bien los sistemas de administración suenan bastante aterradores y complicados, realmente no tienen que serlo. Simplemente tener una carpeta de Dropbox o un documento de Google Drive donde todos los VA completen su progreso en sus tareas debería ser suficiente para realizar un seguimiento de todo.

Los sistemas de gestión son especialmente importantes para los nuevos empleados. Querrá seguir su progreso al principio, y los sistemas de gestión le permiten hacer exactamente eso.

Por ejemplo, puede pedirle a sus nuevos VA que le envíen un correo electrónico después de cada día de trabajo detallando lo que han hecho. Esto no solo mantiene el flujo de comunicación, sino que también lo ayuda a decidir si este VA en particular es adecuado para usted y su empresa. Una vez que esto se haya establecido, puede reducir los informes.

Para motivar a tus VA a hacer lo mejor, asegúrate de que se sientan parte de tu equipo.

Como has aprendido, tus VA son personas normales. VA, al igual que sus empleados habituales, como ser parte de un equipo. En consecuencia, es importante que se asegure de que sus VA realmente sientan que pertenecen.

Un buen lugar para comenzar es con un salario justo. Pague lo que valen de acuerdo con su experiencia y por encima del valor de mercado. Asegúrese también de tener en cuenta las condiciones del mercado y la ubicación, ya que la tasa de interés en ciertos países es considerablemente menor que en otros donde los ingresos promedio son más altos.

Y siempre pague a tiempo, especialmente con sus VA en el extranjero, muchos de los cuales son los únicos proveedores para familias numerosas, cuyo bienestar depende de sus ingresos oportunos.

Sé creativo con bonos y beneficios. No tiene que atraer con salarios altos; a veces, cosas como el seguro de salud también funcionan. Y siempre paga extra por trabajo en vacaciones.

Pero una buena paga y los beneficios no son suficientes. Si desea que sus VA se conviertan en un verdadero equipo, deberá involucrarlos en su negocio.

Asegúrate de reunirte con todos tus VA regularmente, al menos a través de Skype, y darles la sensación de que son parte de tu visión más amplia. Bríndeles evaluaciones periódicas y asegúrese de que reciban comentarios sobre su trabajo. Quieren saber cuándo lo han hecho bien y qué pueden hacer para mejorar, al igual que usted.

Una vez que su equipo es lo suficientemente grande, puede descubrir que pasa todo el tiempo administrando sus VA y nada de tiempo haciendo las cosas para las que quería hacer tiempo en primer lugar. Cuando esto sucede, es posible que deba externalizar la administración real de su equipo de VA.

En este punto, es hora de considerar contratar a un Gerente de proyecto virtual para supervisar sus VA para que pueda dedicar su tiempo a concentrarse en entregar contenido e innovaciones de alta calidad a sus valiosos clientes.

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

Los asistentes virtuales le brindan la oportunidad de entregar el trabajo de rutina y centrarse en lo que realmente le gusta de ser un líder empresarial: creatividad e innovación. ¡Pero ten cuidado! Simplemente contratar VAs no curará todos sus problemas; deberás ser inteligente al respecto.

Consejo práctico:

Descubre qué está acaparando tu tiempo.

La próxima vez que tenga la oportunidad, haga una lista de todas las tareas específicas que tiene para hacer y que lo distraigan del trabajo “real”. Por ejemplo, probablemente no entró en el negocio para poder revisar los presupuestos; Probablemente esté interesado en difundir sus grandes ideas e innovarlas aún más. Con esta lista, tendrá una idea mucho mejor de cuántos VA necesitará contratar para liberar su tiempo para un trabajo real.

Lecturas adicionales sugeridas: Remoto por Jason Fried y David Heinemeier Hansson

En Remote, se le da una mirada interna a un nuevo tipo de relación de trabajo hecha posible por la tecnología moderna, llamada “trabajo remoto”. El libro detalla los temores comunes de las compañías sobre permitir que los empleados trabajen de forma remota y en contraste, describe los muchos beneficios del trabajo remoto. Es importante destacar que ofrece consejos prácticos a los gerentes que emplean a trabajadores remotos o están considerando introducir opciones de trabajo remoto para su empresa.