La conversación ordenada

Conozca los elementos clave de cómo ofrecer una excelente presentación.

Casi todos han realizado en algún momento (ya sea de forma forzada o voluntaria) una presentación frente a una audiencia. Y casi todos los que lo han intentado, al menos una vez, no han captado la atención y el interés de la audiencia.

De hecho, hay algunas trampas que debes evitar si esperas hacer una presentación exitosa, y de eso se tratan exactamente estas ideas para La conversación ordenada . Le proporcionarán excelentes ideas sobre lo que se debe y no se debe hacer en el mundo de las presentaciones.

En este resumen, aprenderá

• cómo evitar convertirse en un estudiante obediente o un perfeccionista nervioso mientras se presenta;

 

• cómo crear una conexión con tu audiencia; y

 

• cómo prepararse mejor para una presentación.

 

Una gran presentación es una conversación, no una actuación.

En un momento u otro, la mayoría de nosotros nos encontraremos frente a una audiencia, dando una presentación. Pero ya sea una presentación de ventas o una descripción general del proyecto, existe una gran diferencia entre una presentación y un rendimiento .

Una actuación es muy parecida a un discurso en el sentido de que está escrita y escrita previamente. Está cuidadosamente armado, ensayado y totalmente controlado por el artista. Por ejemplo, cuando un actor da una actuación, separa su mundo del de su audiencia, esencialmente levantando un muro que distingue entre la actuación y el mundo real.

Entonces, si bien la última escena de Romeo y Julieta podría ser completamente convincente, el público no siente motivo de alarma cuando la actriz que interpreta a Juliet se suicida. Y al igual que un actor, cuando una persona da un discurso, está actuando; Sus palabras están escritas y preparadas, y el público lo sabe muy bien.

Por otro lado, una presentación es impredecible ya que hay un intercambio constante entre el presentador y su audiencia. De hecho, esta interacción es esencial para dar vida a la presentación, captar el interés de la audiencia y fomentar un ambiente de aprendizaje. No puede haber ningún muro entre el presentador y la audiencia; Como tal, una presentación es menos como una actuación y más como una conversación.

Pero no es solo cualquier conversación . Una presentación es una conversación ordenada , porque las conversaciones pueden salirse fácilmente del tema y desviarse en direcciones improductivas. Por lo tanto, para que una presentación permanezca en el tema necesita cierta estructura, un marco que pueda seguir mientras se mantiene cierta espontaneidad.

Esto es un poco complicado porque significa que, como presentador, debes hablar con un plan en mente, al mismo tiempo que respondes a los cambios y te adaptas a la trayectoria incierta de tu presentación.

Los criterios rígidos de las presentaciones escolares pueden atrapar a los presentadores en malos hábitos.

Mirando hacia atrás en tus años escolares, ¿te enseñaron cómo hacer una buena presentación? ¿Puedes recordar cómo tus maestros evaluaron el rendimiento de tu presentación?

La mayoría de los estudiantes aprenden a dar presentaciones y son evaluados de acuerdo con los criterios establecidos, pero este método tiene sus defectos. Los estudiantes tienden a ser juzgados por lo bien que entregan sus presentaciones, basándose en cosas como el tono de voz, la velocidad, la dicción y el contacto visual.

La idea detrás de este tipo de lista de verificación es que ayuda al maestro a calificar a todos los estudiantes de manera justa. Desafortunadamente, estos mismos criterios quedan atrapados en las cabezas de las personas como las reglas de oro de la presentación, cuando en realidad deberían tomarse con un grano de sal. Estas reglas realmente valoran qué tan bien te preparaste para dar un discurso, y no qué tan bien la audiencia realmente recibió tu mensaje.

De hecho, este enfoque a la presentación que se enseña con tanta frecuencia en las escuelas ha dado lugar a tres tipos de presentadores comunes pero muy ineficaces: el Estudiante obediente , el Animador y el Nervioso Perfeccionista .

The Dutiful Student está demasiado centrado en las reglas clásicas de presentación. Esta preocupación lo hace concentrarse en cómo se ve su presentación en lugar de en el efecto que tiene. Como resultado, se desconecta del momento.

La artista es excelente para controlar su voz y lenguaje corporal y se siente como en casa frente a una audiencia. Pero dado que hará casi cualquier cosa para hacer que la presentación sea emocionante, el contenido real podría no ser tan claro.

Finalmente, el perfeccionista nervioso ensayará, memorizará y utilizará todas las técnicas que pueda para evitar ponerse nervioso. Pero su ensayo excesivo será contraproducente al evitar que la audiencia se una a la conversación. Lo que es más, si su presentación cambia en función de la participación de la audiencia, lo que es de esperar, el perfeccionista nervioso se pondrá cada vez más nervioso a medida que la conversación se desvíe de su pista ensayada.

Entonces, independientemente de lo que aprendiste en la escuela, la presentación no se trata de cómo te ves o suenas. Se trata de cómo llevar a su audiencia a una conversación mientras construye su confianza y elimina su ansiedad, que es exactamente lo que exploraremos a continuación.

El contacto visual y las pausas intencionales son esenciales para atraer a tu audiencia y volver al momento.

Imagina que estás presentando frente a un grupo y de repente te pones extremadamente nervioso. Empiezas a hablar rápido, tus palabras se mezclan y tu corazón late cada vez más rápido.

En este tipo de situación, lo último que debes hacer es concentrarte en ti mismo. Pensar en ti solo empeorará las cosas, dejando a tu audiencia sin impresionarse.

Pero cuando comienzas una presentación, es fácil quedar tan atrapado contigo mismo que te olvidas por completo de tu audiencia. Y, desafortunadamente, cuanto más pienses en ti mismo, más nervioso te sentirás y menos conectado estarás con el grupo.

Los autores comparan este proceso con una casa de diversión. Cuando entras a una casa de diversión, te encuentras con pisos inclinados y espejos extraños que te desorientan. A medida que avanzas, te vuelves aún más desorientado y eventualmente apenas puedes pararte sobre tus propios pies, mucho menos pensar con claridad. Es precisamente esta desorientación y pérdida de control lo que ocurre cuando te enfocas en ti mismo durante una presentación.

Entonces, ¿cómo puedes salir de la casa de diversión ? Al involucrar a su audiencia, y eso significa contacto visual.

Cuando comience una presentación, asegúrese de concentrarse en las personas de la audiencia. Considere lo que quiere decirles y cómo captará su atención. Reúna el coraje para mirarlos a los ojos y hablar como lo haría si estuviera teniendo una conversación uno a uno normal.

Esto funciona especialmente bien porque el contacto visual te ayuda a responder a la audiencia mientras presentas, lo que a su vez te mantiene enfocado en la conversación.

Pero involucrar a tu audiencia también requiere una pausa estratégica. Si bien el contacto visual lo ayudará a conectarse con el grupo, la pausa le dará tiempo para ordenar sus pensamientos. Por lo tanto, si siente que su audiencia no está completamente comprometida, tómese un momento y considere lo que pretende comunicar.

Identificar objetivos y considerar a tu audiencia son esenciales para una presentación cautivadora.

Si eres como la mayoría de las personas, has soportado presentaciones de las que no retuviste una sola palabra. Esto le sucede a todos y el problema radica en el presentador, no en la audiencia. Entonces, ¿cómo puedes evitar dar una presentación inútil?

Primero, cuando planifique su presentación, considere a su audiencia e identifique objetivos específicos para ellos. Aquí, es crucial pensar en cómo desea que se reciba su mensaje, y la mejor estrategia para hacerlo es analógico . Antes de hacer diapositivas, debe tomar un bolígrafo y papel y escribir los objetivos fundamentales de su presentación.

Al hacer esto, solo piensa en lo que quieres que tu audiencia haya pensado, sentido y experimentado después de tu presentación. Si realiza una presentación informativa sobre un nuevo proceso, debe considerar cómo responderá su audiencia a la información que está ofreciendo.

Puede comenzar pensando: “Quiero que mi equipo entienda el nuevo proceso”, pero termine pensando: “¡Quiero que mi equipo crea en el nuevo proceso!”

El segundo paso es evaluar a tu audiencia. Piensa en quiénes son y cómo te relacionas con ellos. Considere si la audiencia contiene personas de mayor importancia en las que debe centrar su atención y luego intente empatizar con ellas. Aquí es donde un par de preguntas pueden ser útiles:

Primero, pregúntese “¿qué tan bien entenderán este tema?” Esta pregunta puede ayudarlo a arrojar detalles frívolos. Por ejemplo, si usted es un especialista en TI y su audiencia no sabe nada sobre tecnología, es posible que desee eliminar parte del lenguaje técnico.

En segundo lugar, debe preguntarse: “¿será fácil persuadirlos?”. Esta pregunta es esencial porque su audiencia puede tener conceptos erróneos que necesita cambiar. Por ejemplo, si su audiencia piensa que un modelo de negocio en particular está funcionando bien, pero en realidad no lo es, deberá ofrecer hechos concretos que les harán cambiar de opinión.

Es esencial dar contexto a su presentación antes de entregar la esencia de su tema.

Ya sea que esté comenzando una nueva presentación de diapositivas o escribiendo un nuevo texto, comenzar con una presentación puede ser abrumador. Para superar esto, es esencial incorporar componentes visuales de una manera que ayude a que la conversación fluya.

Aquí es donde diapositivas de enmarcado ingresan la imagen como la clave para recopilar información importante y mantenerlo en la tarea. Por ejemplo, cuando comienza una presentación, primero necesita asegurarle a su audiencia que su participación valdrá la pena.

Entonces, para enmarcar su presentación, debe comenzar explicando a su audiencia por qué están allí, qué debe lograrse, cómo se alcanzarán sus objetivos y qué ganarán. Estos cuatro puntos son esenciales para dar contexto a su presentación mientras se corta la confusión inicial, y sus diapositivas de encuadre ayudarán a aclararlas.

Digamos que las ventas de su equipo se están desacelerando. Debe mostrarles una diapositiva que presente la situación actual, una que indique una meta, una que establezca su agenda y una cuarta diapositiva que les muestre los beneficios de su plan.

Pero las conclusiones también son un tipo de diapositiva de encuadre, y una importante en eso. En tales diapositivas, desea dejar en claro a su audiencia que se está acercando a un final y dar al menos un paso claro y accionable que puedan eliminar.

Las diapositivas de encuadre son clave para preparar el escenario, pero las diapositivas de contenido son ​​el vehículo para entregar la información central de su tema, y ​​esto puede ser mucho más que solo diapositivas. Podrías usar todo tipo de imágenes, desde dibujos hasta hojas de cálculo y pósters, siempre que informen a tu audiencia sobre tu tema.

Y recuerda, diseñar diapositivas con imágenes perfectas no debería ser tu obsesión; no hay un diseño adecuado ni un número esencial de viñetas. ¡Lo que realmente cuenta es que tus imágenes se entienden fácilmente!

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

No hay reglas estrictas a la hora de prepararse para una presentación. Presentar a un grupo es algo que cobra vida en el momento, como una buena conversación. Es esencial dar la bienvenida a la imprevisibilidad de su presentación mientras se adhiere a su agenda y cumple con sus objetivos.

Consejos prácticos:

Practica la presentación al filmarte a ti mismo.

Tómese el tiempo para verse presentando ante la cámara es una gran oportunidad para escucharse objetivamente y ver cómo puede mejorar. Después de ver su cinta, debe reflexionar sobre su presentación preguntándose si se ve de la manera que imaginó y cómo podría mejorar su presentación.

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