Escritura que funciona

Escribe tu camino a la cima del mercado.

El éxito en el mundo de los negocios requiere una amplia gama de habilidades y la capacidad de adaptarse a diferentes situaciones, pero hay una habilidad que es central para todo tipo de tareas comerciales: la escritura. Si bien algunas personas pueden ser buenas para escribir correos electrónicos personales casuales, es probable que no tengan la más mínima idea sobre cómo redactar un argumento de marketing convincente.

Si va a tener éxito en el mundo de los negocios, necesitará tener una sólida comprensión de cómo escribir para negocios en todos los contextos posibles, y no hay mejor manera de aprender estas habilidades que con dos expertos en El mundo del marketing empresarial estadounidense. Con una gran experiencia bajo sus cinturones, los autores lo guiarán a través de todas las formas que podría tomar su escritura comercial.

En este resumen, aprenderá

• la mejor manera de escribir un currículum;

 

• la clave para presentaciones y discursos efectivos; y

 

• por qué el correo basura podría no ser tan malo después de todo.

 

Los fundamentos de la escritura comercial efectiva son la simplicidad y la precisión.

Cuando se trata de escribir, es fácil dejar que tu prosa se vuelva demasiado complicada. Pero esto te hará perder a tu lector de inmediato. Un mejor enfoque, y fácil de implementar, es centrarse en la simplicidad y una sensación natural.

Los párrafos cortos, las oraciones y las palabras son el nombre del juego, pero eso no significa sacrificar el significado.

Por ejemplo, el Wall Street Journal es famoso por su legibilidad, y nunca publica un párrafo inicial que exceda las tres oraciones. Entonces, sé como el Wall Street Journal ; mantenga sus párrafos cortos y reemplace palabras más largas, como utilice , por otras más cortas, como use .

Una sensación natural también es esencial, por eso debes escribir como hablas y evitar términos potencialmente confusos. Por ejemplo, en lugar de escribir, “los argumentos son cinco”, escribe “hay cinco argumentos”.

La escritura natural significa evitar la jerga y el lenguaje técnico. De hecho, cuanto más especializado sea su idioma, mayores serán sus posibilidades de crear un malentendido. Según el paleontólogo y autor de la Universidad de Harvard, el Dr. Gould, los jóvenes académicos solo usan un lenguaje complicado y confuso en primer lugar porque temen no ser tomados en serio.

Dicho esto, si el lector y el escritor comparten un lenguaje técnico común, alguna jerga puede ser apropiada.

Una buena regla general para mantener las cosas concisas y naturales es reemplazar o eliminar palabras innecesarias a medida que avanza. Como ejemplo, en lugar de escribir, “en este momento actual”, podría escribir “ahora”.

Hacer todo lo anterior mejorará dramáticamente su escritura. El siguiente paso es hacerlo lo más específico y preciso posible.

Esto significa evitar generalizaciones que requieren que los lectores le crean, como “nuestro programa atrajo a más estudiantes nuevos que nunca”. En su lugar, use afirmaciones específicas que eliminen toda incertidumbre, como “la matrícula de estudiantes se triplicó a 210”.

Los detalles también disminuyen la exageración, lo que te ayudará a mantener la confianza de los lectores. Para mantenerse específico y agregar energía a su escritura, use una voz activa y personal siempre que sea posible. Por ejemplo, debe escribir “recomendamos”, en lugar de “se recomienda”.

Escriba excelentes cartas, tanto para correo electrónico como para correo postal, con algunos trucos simples.

Las bandejas de entrada de la mayoría de las personas están sobrecargadas, por lo que todos aprecian los correos electrónicos concisos. Entonces, ¿cómo puedes escribir correos electrónicos que capten la atención de tu lector desde la primera palabra?

Todo comienza con su línea de asunto, que es su única oportunidad de diferenciarse del resto de la bandeja de entrada. Independientemente de si su enfoque aquí es formal o informal, tiene que llamar la atención de la persona, como en el asunto, “¿Están contentos sus clientes?”

Luego viene su tono, que es otro aspecto clave porque el tono de las comunicaciones digitales puede malinterpretarse fácilmente. El asunto que inicia un correo electrónico y el cierre de sesión que finaliza son excelentes lugares para establecer un tono positivo para todo el mensaje. Como ejemplo, su tema podría leer, “¡Muchas gracias a todos!” Y su cierre podría ser “Saludos”.

El tercer truco es llegar al punto rápidamente y escribir solo lo que sea relevante. Para lograr esto, debes tratar de cortar la mitad de lo que escribes inicialmente.

Finalmente, la etiqueta es clave. Si desea que alguien tome medidas, no enumere más de un destinatario, ya que al hacerlo borrará quién es el responsable.

Por supuesto, algunas situaciones requieren un toque más personal, que es donde entran las cartas de papel. Para realmente clavarlas, tenga en cuenta algunas cosas:

Primero, su saludo siempre debe estar escrito a mano, y segundo, debe comenzar con una primera oración directa y sucinta que actúe como un título para un artículo. Por ejemplo, podría escribir: “James Brown nos ha informado sobre problemas relacionados con el departamento de recursos humanos”.

Si está pidiendo algo específico, debe comenzar con lo que quiere, explicar por qué lo quiere y terminar expresando su agradecimiento. En su último párrafo, debe indicar explícitamente qué acción se debe tomar. Por lo tanto, en lugar de terminar con “esperando escuchar de usted”, termine con “notifíquenos su decisión antes del 8 de junio”.

El paso final es la firma, que debe seguir siendo convencional y coincidir con su tono. Las buenas opciones formales son “sinceramente” y “cordialmente”, mientras que “saludos” y “mejores deseos” son mejores en un contexto más informal.

Transmite tu punto a través de presentaciones y discursos bien estructurados y enfocados.

¿Puedes nombrar una razón por la cual la gente debería escucharte?

Es una pregunta difícil, pero debe poder responderla cuando prepare una presentación o discurso. Si no puedes, no te preocupes; puede asegurarse de que valga la pena escuchar su mensaje organizándolo para mayor claridad.

Primero, diseñe una estructura que incluya un tema simple y memorable, como “triplique sus ingresos”. Este tema debe ser visible en cada diapositiva, manteniendo a su audiencia enfocada.

A partir de ahí, puede captar la atención de su audiencia enmarcando su mensaje de una manera que demuestre valor. Por ejemplo, cuando hable con empresarios sobre publicidad, podría liderar con un estudio sobre el mercado de su audiencia.

Sin embargo, este enfoque debe distinguirse de la práctica popular de dar a las diapositivas una etiqueta , como “tendencias de precios”. En cambio, todos los gráficos y cuadros que presente deben tener un título eso fomenta la comprensión. Un buen ejemplo es “la competencia de precios está aumentando”.

Dicho esto, tener una presentación clara no importará si no puedes involucrar a tu audiencia. Para hacerlo, haga muchas preguntas y, antes de resolverlas, haga que el público adivine las respuestas. También puede mantener a las personas alerta incorporando contenido inesperado, como grabaciones de audio de testimonios de clientes.

Finalmente, es importante terminar con una nota memorable que complete su mensaje. Esta podría ser una imagen poderosa o, para grandes presentaciones, un pequeño regalo que simboliza su mensaje.

Si estás dando un discurso y no solo una presentación, hay algunas otras cosas para recordar. Primero, el discurso en sí mismo debe tener un título cautivador que genere anticipación. Por ejemplo, “El árbol que crece hasta el cielo (en Wall Street)”.

Al comenzar el discurso, debe involucrarse con el tema y la audiencia, pero inmediatamente después, pasar al punto más importante. No pierdas el tiempo en tangentes.

Y recuerda, cuanto más natural puedas parecer, mejor. Para asegurarte de que salgas como tal, lee tu borrador en voz alta. Edítelo hasta que suene como un discurso ordinario y solo necesite echarle un vistazo para mantenerse encaminado.

Conduzca a la gente a la acción con planes e informes claros.

Los amo o los odio, los planes e informes son esenciales para la comunicación empresarial.

En su mayor parte, son importantes debido a la acción que obligan. Sin embargo, cuando un plan o informe se escribe de manera poco convincente, esa acción rara vez se logra. Entonces, ¿cómo puedes elaborar un plan que haga que las personas actúen?

La clave es un argumento piramidal que se construye sucesivamente hacia una recomendación. En la parte superior de la pirámide se encuentra la declaración de propósito general. Un ejemplo es, “adquirir una franquicia creciente”. A partir de ahí, el propósito se divide en varios paquetes, cada uno con su propio objetivo individual. Para el ejemplo anterior, uno de estos objetivos secundarios podría ser “superar a la competencia”.

A un paso de allí, esos paquetes están respaldados por hechos, como “la competencia se ha estancado” y “el mercado está creciendo”. Al presentar tales declaraciones, colóquelas siempre en el contexto de su objetivo y nunca como puntos aislados. En resumen, deben ser relevantes y apoyar su argumento.

Y, por último, su plan debe tener recomendaciones claras para los próximos pasos. Solo considere el plan de franquicia descrito anteriormente; Una recomendación extraída de este plan podría ser “investigar seis ubicaciones potencialmente rentables para construir nuevas tiendas”. Esto funciona porque la siguiente acción, “investigar seis ubicaciones” y la razón, “construir nuevas tiendas”, son claras como el cristal.

Cuando se trata de informes, el enfoque es ligeramente diferente, y la estructura también puede serlo. Específicamente, el propósito de un informe debe exponerse de manera clara e interesante, desde el principio. Se podría decir, por ejemplo, “este informe analiza la rentabilidad potencial de una tienda de franquicias en el centro de Tokio”.

La estructura que sigue a esta oración inicial puede ser flexible; puede comenzar con recomendaciones, seguidas de evidencia de respaldo, o proceder en el orden opuesto. Mientras la estructura sea lógica, tiene mucha licencia aquí.

Solo recuerde, los gráficos y las tablas deben guardarse para el final, incluidos en un apéndice.

Hable con los deseos y preocupaciones de su lector para vender ideas y obtener fondos.

No importa cuál sea su industria, en algún momento, tendrá que usar la escritura para vender sus ideas. Sus recomendaciones deberán ser persuasivas. ¿Pero cómo?

Bueno, un buen consejo para comenzar es ir al grano; diga lo que quiere y ofrezca su razonamiento después del hecho.

Es tan simple como presentar el tema y la naturaleza de su recomendación en el primer párrafo; hacerlo le dará al lector una idea de hacia dónde se dirige.

A continuación, debe demostrar su competencia con la información de fondo. Por ejemplo, una empresa de consultoría una vez convenció a la junta del Jardín Botánico de Nueva York para que adoptara un nuevo programa ambiental al mostrar su trabajo anterior. La firma describió sus visitas anteriores a otros jardines botánicos y ofreció un análisis financiero astuto de los costos involucrados en el proyecto propuesto.

También debe asegurarse de resaltar los beneficios para el lector. Puede hacerlo incorporando los beneficios en una lista de objetivos que corresponden a la acción recomendada. Como ejemplo, podría establecer el objetivo de “lograr un retorno adecuado de la inversión”.

Si sigue los pasos anteriores, debería poder convencer a las personas de su recomendación. Pero si solicita financiación, su enfoque deberá ser un poco más específico.

En los primeros dos párrafos, debe describir exactamente cuánto dinero solicita y cómo se gastará, lo que demuestra que cumple con los criterios del financiador. A partir de ahí, puede continuar con un argumento estructurado lógicamente, en el que cada punto está respaldado por evidencia y transiciones sin problemas al siguiente.

Desarrolle un sentido de urgencia e ilustre por qué los beneficios del proyecto se perderán sin financiamiento.

Por último, querrás llamar la atención de tu lector. Una opción efectiva aquí es emplear una estrategia similar a la de agregar un broche de oro a una presentación. Por ejemplo, podría comenzar con una descripción convincente de una persona cuya vida cambiaría completamente con los fondos.

Haz que el correo postal funcione para ti.

El correo basura de papel a la antigua puede volverlo loco, pero la verdad es que el marketing por correo directo funciona.

Exploremos cómo hacer que funcione para usted.

La regla de oro es comenzar con una pequeña muestra de clientes y evitar hacer suposiciones sobre lo que funciona. Recuerde, factores como aumentar el precio de su producto o servicio o qué día de la semana el destinatario recibe su correo pueden cambiar drásticamente el éxito de una campaña de marketing por correo.

Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al componer los materiales de marketing:

Primero, escriba su oferta en texto en negrita, en el exterior del sobre, insinuando que la carta contiene algo valioso. Luego, siga con esta pista proporcionando algo especial e incluyendo una oferta interesante. Este es un gran lugar para una promoción, como una prueba gratuita o un descuento.

Más allá de eso, su publicidad por correo directo probablemente se leerá mientras el destinatario se desplaza sobre un contenedor de reciclaje, lo que hace que sea vital liderar con un dato interesante de información.

American Express ofrece un gran ejemplo. La compañía de tarjetas de crédito comenzó sus anuncios de correo directo con la declaración, “francamente, la tarjeta American Express no es para todos”.

Finalmente, y quizás inesperadamente, el P.S. La sección de una carta es a menudo la más leída. Esto lo convierte en un excelente lugar para enganchar a su lector con la mención de una oferta por tiempo limitado que lo obliga a actuar de inmediato.

¿Pero qué pasa si usa el correo directo para recaudar fondos?

Considera estos consejos:

Para la carta en sí, muestre pasión y atractivo a las emociones del lector. Un buen ejemplo es el exterior de una carta de control de armas que dice: “CERRADO: ¡Su primera oportunidad de decirle a la Asociación Nacional del Rifle que se vaya al infierno!”. La carta comenzó con la frase “Querida víctima potencial de arma de fuego. . . “

Segundo, asegurar nuevos donantes siempre vale la pena, ya que la mayoría de las personas que donan una vez lo harán de nuevo, por lo que es tan importante mantener relaciones. Puede mantener sus relaciones comerciales saludables enviando actualizaciones de proyectos y pequeñas muestras de agradecimiento, como alfileres.

Cuando finalmente haga la solicitud, debe sugerir un monto o rango fijo para la donación por adelantado. Y por último, tenga en cuenta que donar es personal; su apelación siempre debe enmarcarse como si estuviera adaptada a su lector.

Consigue el trabajo de tus sueños con un currículum bien elaborado y una carta de presentación.

Hay pocos escritos que tengan tanta influencia potencial como una solicitud de empleo. ¿Cómo puedes hacer que el tuyo sea lo más poderoso posible?

Para comenzar, escriba un resumen en negrita. Esto debería integrar todo lo que tiene para ofrecer, ya sean habilidades, experiencia o resultados. Por ejemplo, podría escribir: “12 años de experiencia en gestión de ventas, capacidad probada en equipos de ventas líderes”.

El siguiente paso es redactar una lista cronológica de sus trabajos anteriores, incluidas las fechas, ubicaciones y el alcance de sus puestos anteriores. Enfatice los resultados específicos que produjo y los logros que logró. Omita cualquier cosa que esté desactualizada, sea irrelevante o insignificante, como su experiencia de viaje, su edad o una foto.

Una vez que haya terminado la parte del currículum de la aplicación, está listo para escribir una carta de presentación asesina.

Primero, dirija su carta a una persona específica por su nombre. Escriba “Estimada Sra. Jones” en lugar de “Estimada Directora Creativa”. Luego, dirija con una declaración directa sobre por qué está escribiendo, evitando cualquier presentación indirecta. Por ejemplo, podría escribir: “Estoy escribiendo para presentar mi candidatura para el puesto de analista de investigación”.

Después de presentar el tema, cubra sus calificaciones principales. Solo escriba cosas que le resultaría cómodo decirle al empleador cara a cara.

También vale la pena evitar los halagos. Como con toda buena escritura, vaya al grano y sea conciso; Debería poder comunicar todo lo que necesita en aproximadamente media página.

Una vez que lo hayas hecho, finaliza con el siguiente paso, indicando los días y las horas en que puedes hablar libremente y la hora en que llamarás para hacer un seguimiento.

Y sí, realmente deberías hacer un seguimiento; te hará sobresalir de la manada y no requiere ningún esfuerzo.

Después de hablar con un empleador, envíele una carta que vaya un paso más allá de un simple agradecimiento; escribir algo significativo, relevante o relatable. Puede comentar sobre algo que el posible empleador mencionó que es relevante para el tiempo que pasó en una startup tecnológica.

Edita y formatea tu producto final para una experiencia de lectura atractiva.

Ahora sabes cómo escribir en todo tipo de situaciones. Pero antes de enviar su borrador final, también querrá conocer los conceptos básicos de edición y formato. Estos toques finales son indispensables, y durante su primera revisión, debe cortar todo lo que crea que no es esencial.

Si necesitas un pequeño empujón, considera al famoso escritor Mark Twain. Él creía firmemente que cortar palabras agrega energía a la escritura y, debido a esto, creía en cortar una de cada tres palabras.

Una vez que haya recortado la grasa, debe considerar si el orden de su contenido es correcto; si no, corte y pegue según sea necesario.

A partir de ahí, está listo para hacer una verificación final de hechos y considerar la solidez de su argumento. Recuerde, un solo error estadístico puede causar serios daños a su credibilidad.

Si ha estado trabajando en una pieza durante demasiado tiempo, sus errores pueden comenzar a desvanecerse en el fondo. Para atraparlos, dese suficiente tiempo entre borradores y haga que otra persona revise su escritura. Ambos pasos ayudarán a revelar errores que anteriormente pasaban desapercibidos.

Siguiendo todo lo anterior tendrá su producto final editado a la perfección. El último paso es formatearlo para una experiencia de lectura suave y atractiva.

Comienza con un encabezado centrado en mayúsculas para captar la atención de tu lector. Luego, divida su texto en párrafos cortos, que aparecerán más limpios y manejables. Para crear aún más espacio en su pieza, separe los párrafos con espacios de línea, en lugar de sangría.

Cuando se trata de agregar énfasis, las cursivas son una mejor opción que el subrayado o el texto en color, y debe guardar el uso de mayúsculas para las palabras que exigen un empuje serio.

Finalmente, para mantener a tu lector siguiendo tu línea de pensamiento, guíalo con algunas herramientas de formateo. Una es usar viñetas, numeración o letras para desglosar las cosas, mientras que otra opción es introducir subtítulos. O, si realmente quiere ser efectivo, use subtítulos numerados, escritos en negrita y con un amplio espacio encima y debajo de ellos.

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

La escritura comercial trata sobre la claridad, la brevedad y la retórica que llama la atención. Independientemente de si está escribiendo un correo electrónico laboral o una copia de marketing para una campaña publicitaria, sus objetivos deben ser comunicar su punto de manera sucinta, tener en cuenta la perspectiva de su lector y adherirse a una estructura ajustada.

Consejo práctico:

Maneja los pronombres de género de manera apropiada.

En inglés, a veces usamos el pronombre colectivo, “él” por defecto para referirnos tanto a hombres como a mujeres. Cuando se usa todo el tiempo, esto resulta en oraciones problemáticas y anticuadas que excluyen a las mujeres como, “cada escritor espera que él deje un legado”. Dicho esto, reemplazando el “él” con “él o ella “puede ser incómoda, y usar el plural” ellos “es gramaticalmente incorrecto.

Entonces, ¿qué debe hacer un escritor con una perspectiva de género?

En la mayoría de los casos, simplemente puede cambiar el tema del singular al plural como en “ todos los escritores esperan que ellos dejen un legado”. Si eso no sucede ” t trabajo, sea inclusivo alternando entre “él” y “ella” en todo su documento.

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