El proyecto de productividad

Hazte más productivo haciendo menos.

A la mayoría de nosotros nos encantaría ser más productivos, pero luchamos por controlar nuestras tareas y responsabilidades. Es por eso que el autor pasó un año probando todas las técnicas de productividad bajo el sol.

Este resumen analiza técnicas, métodos y formas de pensar que seguramente lo ayudarán en su propio proyecto de productividad. Puede parecer simple pero, como pronto descubrirá, menos es más.

También aprenderás

• qué tres cosas necesitas para ser productivo;

 

• cómo trabajar más horas te hace menos productivo; y

 

• qué es un vertedero de cerebro y por qué deberías hacerlo.

 

La productividad se trata de trabajar de manera más inteligente al administrar su tiempo, atención y energía.

Algunas personas piensan que la productividad se trata de hacer más. ¡Están equivocados! De hecho, la productividad se trata de trabajar de manera más inteligente y de hacer las cosas importantes.

Veamos dos extremos del espectro de trabajo: un frenético comerciante de Wall Street y un monje budista. Idealmente, lo que desea encontrar es el lugar de encuentro perfecto entre estos dos.

El comerciante de acciones prototípico trabaja a un ritmo tan frenético que sus intenciones se dispersan y no puede ver el significado y el valor de su trabajo. Mientras tanto, el monje se toma el tiempo cada día para meditar y reflexionar sobre lo que es significativo, sin embargo, trabaja en un lugar tan deliberado que no logra mucho.

Entonces, es solo cuando te posicionas entre los ritmos del monje y el comerciante de Wall Street que encuentras la verdadera productividad. Este ritmo de trabajo ideal es lo suficientemente deliberado como para identificar qué es lo suficientemente importante y útil para lograr sus objetivos.

Para encontrar este ritmo perfecto, debes administrar tu tiempo, atención y energía.

Después de todo, puedes tener toda la energía del mundo, pero no logrará mucho sin un horario bien administrado. Y lo contrario también es cierto: puede que tenga un plan perfectamente estructurado para terminar el proyecto de sus sueños, pero es inútil si está desperdiciando toda su energía en otro lado.

Sin embargo, tanto el tiempo como la energía pueden desperdiciarse si su mente está constantemente errante y desenfocada, por lo que la atención es la tercera clave del rompecabezas de la productividad.

En los siguientes capítulos, exploraremos una serie de técnicas que te ayudarán a lograr el equilibrio perfecto entre tu monje interno y el comerciante de Wall Street, para que puedas ser la versión más productiva de ti mismo.

Puede aumentar la productividad al reconocer sus valores y motivaciones personales.

Entonces, ¿cuál es el primer paso para ser más productivo?

Bueno, antes de hacer nada, necesitas encontrar tu propósito y motivación. Le ayudarán a crear las rutinas correctas que lo mantengan en el camino hacia sus objetivos. Si intenta omitir este paso, existe una buena posibilidad de que establezca malos hábitos y rutinas deficientes que le perjudiquen a largo plazo.

El autor cometió este error cuando se propuso ser más productivo. Estableció un 9:30 p.m. hora de acostarse para poder levantarse a las 5:30 a.m.todas las mañanas. Con este horario, pensó que tendría más tiempo para hacer cosas antes del trabajo, como ir al gimnasio, leer un poco, desayunar y planificar el día por delante.

Esto continuó durante meses antes de darse cuenta de que no le importaba esta rutina. Se dio cuenta de que estaba realizando su ritual matutino para que otros pensaran que estaba logrando mucho, pero no había satisfacción personal en sus esfuerzos. En otras palabras, no había pensado en el propósito de ser más productivo, lo que hacía imposible crear rutinas que cumplieran con este objetivo.

Puedes evitar este tipo de error haciéndote una pregunta importante: si te dieran dos horas adicionales para tu día, ¿qué harías con este tiempo extra?

La respuesta debe apuntarlo en la dirección del verdadero propósito detrás de su deseo de mayor productividad.

¿Pasarías más tiempo con amigos y familiares? Si es así, quizás esté más motivado por los valores de la comunidad y las conexiones personales. Y, si este es el caso, probablemente no se beneficiará de una rutina que lo mantenga alejado de una vida social activa.

Entonces, tu primer paso es considerar tu razón para querer ser más productivo para empezar. Pregúntese, ¿qué es importante y significativo?

Sus respuestas a estas preguntas son fundamentales para mantener una buena rutina y ser más productivos.

La Regla de 3 puede ayudarte a organizar tu vida y ser más inteligente con tu trabajo.

Comprueba si esto te suena familiar: te despiertas con un plan claro de lo que quieres hacer durante el día, solo para que tu plan se haga pedazos cuando revises tu primer correo electrónico.

Afortunadamente, existe la Regla de 3 , que puede ayudarte a lograr objetivos más alcanzables.

La regla de 3 fue presentada por J.D. Meier, un ejecutivo de Microsoft que explica cómo funciona en su libro, Obteniendo resultados de la manera ágil .

Básicamente, debes comenzar cada semana identificando tres cosas para lograr esa semana. Luego, debe comenzar cada día laboral identificando tres objetivos que desea lograr para cuando se vaya a dormir.

Puede sonar simple, pero eso es parte de por qué es tan efectivo. Al mirar hacia adelante a lo que quiere lograr tanto día a día como semana a semana, ya está descubriendo la mejor manera de estructurar su tiempo, atención y energía en lo que es importante.

Entonces, digamos que sus objetivos de fin de semana son terminar la primera sección de su libro, actualizar su sitio web con nuevo contenido y renovar su pasaporte.

Con estos objetivos en su lugar, sus objetivos al final del día podrían ser terminar el próximo capítulo del libro en el que está trabajando, decidir el tema para su próxima publicación en el blog y completar el formulario de renovación del pasaporte .

Cuando establezca estos objetivos, revise su calendario.

Para evitar elegir objetivos demasiado ambiciosos o poco realistas, debe consultar su calendario para asegurarse de no haber dedicado su tiempo y energía a otra tarea. Por ejemplo, aunque desee terminar esa sección de su libro, si su calendario le recuerda una gran presentación que está programada para el viernes, puede ser mejor enfocarse en prepararse para eso.

Recuerda, ser productivo también significa ser inteligente con tu horario, así que no te prepares para el fracaso estableciendo objetivos inalcanzables.

Evite la dilación haciendo que las tareas sean más atractivas y gratificantes.

Según una encuesta de 2014 realizada por Salary.com, el 31 por ciento de los encuestados pasó al menos una hora al día postergando y el 26 por ciento pasó dos horas o más.

Entonces, ¿por qué es tan difícil de superar la dilación? Parte del problema son los atributos específicos de algunas tareas que los hacen tan poco atractivos.

Según Timothy Pychyl, profesor de psicología en la Universidad Carleton de Ottawa, hay seis atributos que harán más probable la procrastinación: aburrida, frustrante, difícil, desestructurada o ambigua, carente de significado personal y [ 19459008] carente de recompensas intrínsecas .

Cuantos más atributos tenga una tarea, más probabilidades hay de que postergues. Es por eso que muchos de nosotros posponemos hacer nuestros impuestos todos los años hasta el último minuto, ya que ponerse al día en un programa de televisión es mucho más atractivo.

Por lo tanto, el secreto para solucionar este problema es hacer que esas tareas poco atractivas parezcan más atractivas. Puedes considerarlo como un cambio de imagen de una tarea problemática.

Supongamos que se acerca el día de los impuestos, pero aún así preferiría obtener un tratamiento de conducto que completar esos formularios. Bueno, ¿quién dice que tiene que ser aburrido y tedioso? ¿Qué pasaría si agarraras una mesa en tu café favorito, te sientes con una bebida sabrosa y pudieras observar a algunas personas agradables mientras te ocupabas de los negocios?

Y si sientes que falta una recompensa tangible en una tarea, ¿por qué no crear tu propio sistema de recompensa? Puedes pagar una tarifa por hora por el tiempo que lleva terminar la tarea, y al final puedes darte un regalo que siempre has querido comprar.

El exceso de trabajo puede conducir a la ineficiencia, así que mantenga su semana laboral por debajo de 50 horas.

Para la mayoría de las personas, trabajar más equivale a hacer más. Pero las cosas nunca son tan simples, especialmente cuando considera que nuestras reservas de energía no son ilimitadas.

Por lo tanto, para aprovechar al máximo su tiempo, necesita tomar el control de su horario de modo que esté utilizando su energía y atención lo mejor que pueda.

No existe una ecuación perfecta que pueda decirle exactamente cuánto trabajo realizará durante una hora determinada. Entonces, el autor realizó un experimento para descubrir cuántas horas por semana produjeron los mejores resultados.

Después de probar todo, desde una semana laboral de 20 horas a una de 90 horas, el autor descubrió que en realidad logró más o menos la misma cantidad de trabajo en todos los ámbitos. Como resultado, la cantidad de energía y atención que ejerces está directamente relacionada con la cantidad de tiempo que tienes.

Por lo tanto, se encontró ejerciendo menos energía y atención durante una semana de 90 horas, pero permaneció concentrado y enérgico durante una semana de 20 horas para realizar sus tareas a tiempo.

Por lo tanto, tiene sentido que la cantidad de tiempo ideal sea entre estos dos extremos, alrededor de 35 a 40 horas por semana. Cualquier cosa que supere esta cantidad comenzará a afectar negativamente su productividad.

En 2012, la periodista Sara Robinson compiló 150 años de investigación para demostrar que cuando trabajamos más de 60 horas, cualquier tarea tomará el doble de tiempo de lo que lo haría de otra manera. Entonces, si algo demora una persona con una semana laboral de 30 horas por hora, alguien que haya superado la marca de 60 horas en su semana laboral necesitaría dos horas para terminar la misma tarea.

En un artículo similar publicado por el periodista Bob Sullivan en 2015, destaca un estudio de la Universidad de Stanford que muestra cómo la productividad cae en picado una vez que un trabajador cruza la marca de las 55 horas en una semana laboral. Muestra claramente que alguien que trabaja una semana de 70 horas no logrará nada más con sus 15 horas adicionales.

Todo se suma a sugerir que trabajar de 35 a 40 horas a la semana es un programa ideal para una energía y concentración óptimas.

Escribir sus citas y tareas libera su poder mental para una mejor productividad.

Escribir una lista es un acto engañosamente simple. No se necesita mucho para anotar algunos elementos en una hoja de papel, pero puede marcar una gran diferencia en nuestro cerebro sobrecargado.

Probablemente has experimentado la sensación de no molestarte en escribir una lista de compras y luego dejar un espacio en blanco una vez que estás rodeado de todas las opciones en el supermercado. Nuestro cerebro simplemente no está hecho para almacenar información de esta manera, por lo que a veces necesitas ayudar liberando espacio.

Esto también se aplica a la productividad y completar esas tareas. Puede liberar espacio valioso y pensar con mayor claridad y claridad realizando un volcado de cerebro y escribiendo cosas.

Un volcado de cerebro es una forma de externalizar todo lo que su cerebro está luchando por mantener para que pueda concentrarse en hacer lo que realmente está diseñado: resolver problemas y proponer nuevas ideas.

Entonces, al comienzo de tu semana laboral y cada día, hazte un favor y escribe estas tareas para que no tengas que desperdiciar energía tratando de hacer un seguimiento de lo que aún queda por hacer.

Esta técnica simple pero útil le dará a su cerebro el espacio que necesita para ayudarlo a tomar medidas y hacer las cosas.

Tampoco son solo listas de compras y tareas; puedes liberar espacio en el cerebro escribiendo todo, desde proyectos inacabados que quieras cuidar hasta libros que quieras leer o una idea brillante que no quieras olvidar. Y si no desea llevar un bolígrafo y papel, puede anotarlo en una aplicación portátil en su dispositivo móvil.

Otra forma de liberar algo del poder mental muy necesario es abordar tareas fáciles tal como aparecen. ¿Por qué molestarse en escribir algo o tratar de recordarlo si puede solucionarlo de inmediato? Si hay un libro que necesita tener en sus manos, pídalo de inmediato si puede.

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

Ser productivo no se trata solo de hacer más cosas, se trata de trabajar de manera más inteligente al encontrar formas de ser eficiente y aprovechar al máximo su tiempo. Para hacerlo, debe reconocer lo que es más importante para usted y solo entonces ocuparse de los negocios de la manera más eficiente posible.

Consejo práctico:

Aumente su productividad evitando distracciones.

Si quieres ser productivo, necesitas tanta atención como puedas reunir. Desafortunadamente, hay muchas distracciones por ahí, listas para secuestrar tu atención. Solo piense en las alertas de su teléfono cada vez que reciba un mensaje entrante o un correo electrónico. Lleva tiempo reenfocarse cada vez que escucha uno, así que hágase un favor a usted y a su productividad desactivando la mayor cantidad posible de distracciones.

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Sugerido más lectura: El poder del hábito por Charles Duhigg

The Power of Habit (2012) explica cuán importante es el papel que desempeñan los hábitos en nuestras vidas, desde cepillarse los dientes hasta fumar y hacer ejercicio, y cómo se forman exactamente esos hábitos. La investigación y las anécdotas en The Power of Habit proporcionan consejos fáciles para cambiar los hábitos tanto individualmente como en las organizaciones. El libro pasó más de 60 semanas en la lista de los más vendidos New York Times .

Esta es una elección de personal

“Después de haber intentado y fracasado varias veces en adquirir buenos hábitos como la meditación matutina, descubrí que estas ideas realmente me ayudaron a comprender la raíz del problema”.

– Ben H, Jefe de Editorial en Blinkist