¿Cuántas aplicaciones diferentes tienes abiertas en tu teléfono en este momento? ¿Cuántas pestañas hay en tu navegador de Internet? ¿Y cuántos hilos diferentes de correo electrónico y mensajes de Facebook?
Si eres como la mayoría de las personas, probablemente tengas muchas de estas, demasiadas, de hecho. El mito de la multitarea se ha infiltrado en todos los aspectos de nuestras vidas, no solo en términos de cómo nos comunicamos, sino también en la forma en que trabajamos y vivimos el resto de nuestras vidas cotidianas.
Y la multitarea podría ser un problema mayor de lo que piensas; dividir nuestro tiempo en fragmentos no solo no es útil o eficiente, sino que es contraproducente.
En este resumen, aprenderá
En estos días, con más formas que nunca de conectarse y comunicarse entre sí, puede parecer que hay un suministro interminable de tareas que exigen hacer malabarismos a la vez.
Apropiadamente, la forma tradicional de manejar múltiples tareas a la vez era multitarea .
Pero aquí está la cosa: la multitarea es una mentira. Un nombre más preciso para este método de trabajo es switchtasking , y es una forma ineficiente e inadecuada de hacer las cosas.
El cerebro humano es algo impresionante para la vista, pero no funciona bien cuando intentas concentrarte en más de una cosa a la vez.
Hay muchos estudios para respaldar esto, incluido uno reciente de la Universidad de Vanderbilt. Los investigadores no pudieron encontrar una sola evidencia neurológica que sugiera que el cerebro humano es capaz de asumir más de una tarea a la vez.
Lo que el cerebro puede hacer es cambiar de una tarea a otra. Puede hacer esto lo suficientemente rápido como para darle la impresión de que es multitarea, pero lo que realmente está haciendo es cambiar de tarea.
Ahora, hay dos tipos diferentes de tareas de conmutación: puede hacer que interruptores activos o interruptores pasivos .
Los cambios activos suceden en situaciones que usted mismo crea, como decidir revisar su correo electrónico mientras habla con alguien por teléfono. Estos serían interruptores que está haciendo activamente.
Los conmutadores pasivos ocurren en situaciones iniciadas por algo u otra persona. Un ejemplo de esto sería cuando se enfrenta a una fecha límite y, en medio de la preparación de documentos, un compañero de trabajo decide pasar y comenzar a hablar con usted. Aquí, se le pide que cambie su atención entre los documentos y su compañero de trabajo.
En los siguientes capítulos, analizaremos más de cerca por qué estos interruptores son tan perjudiciales para su trabajo y qué puede hacer para reducirlos en el lugar de trabajo.
En un momento u otro, es posible que te hayas sentido orgulloso de tu capacidad para cambiar entre múltiples tareas y hayas destacado este talento en tu currículum.
Pero la verdad es que las tareas de conmutación no son una forma de trabajo efectiva o que ahorre tiempo.
Para un buen ejemplo, veamos un escenario típico de día de trabajo:
Helen es una directora ejecutiva trabajadora de una exitosa empresa minorista de ropa. Pero cada hora de cada día, generalmente tendrá que lidiar con múltiples interrupciones.
Un escenario típico encontraría a Helen tratando de redactar un correo electrónico cuando su asistente, Sally, interrumpe con una pregunta importante. Dado que Helen necesita enviar sus correos electrónicos rápidamente, al principio, intentará seguir escribiendo y cambiará su atención entre Sally y el correo electrónico.
Sin embargo, dado que la pregunta de Sally es generalmente compleja, Helen finalmente se verá obligada a dejar de escribir y prestarle toda la atención a la pregunta para encontrar una respuesta. Una vez que le da una respuesta a Sally, Helen puede volver al correo electrónico, pero es importante reconocer que le llevará unos minutos antes de que pueda volver al nivel de concentración que tenía anteriormente.
Esta es la razón por la cual el cambio entre tareas es en última instancia ineficiente y una pérdida de tiempo, porque si está haciendo cambios activos o pasivos, inevitablemente necesitará detener un tren de pensamiento para comenzar otro.
Cuando Helen se dio cuenta de que no podía darle su correo electrónico o a la pregunta de Sally sobre la atención que cada uno requería y merecía, tuvo que dejar de hacer lo que estaba haciendo. Y pase lo que pase, cambiar toma tiempo adicional para enfocarse en la nueva tarea y luego reenfocarse en la tarea anterior, las cuales consumen un valioso tiempo del día.
Probablemente se esté preguntando: “¿Cómo puedo evitar cambiar? ¿No son estas interrupciones solo un hecho de la vida? ”
En los siguientes capítulos, descubriremos cómo puede minimizar la cantidad de cambios en su día y maximizar la eficiencia de su trabajo.
Digamos que eres el ocupado CEO de una empresa exitosa. ¿Qué pasos podría tomar para reducir las interrupciones y minimizar los interruptores?
Una de las razones más comunes por las que alguien llama a tu puerta es que no saben cuándo podrán llamar tu atención de otra manera.
La solución aquí es establecer un horario de reuniones periódicas con los compañeros de trabajo que más necesitan su opinión. De esta manera, sabrán que pueden guardar sus preguntas hasta la próxima reunión programada y recibirán su respuesta lo suficientemente pronto. Y como no tendrán que llamar a su puerta, obtendrá un tiempo ininterrumpido para concentrarse en su trabajo entre estas reuniones.
Para nuestra asediada CEO, Helen, una vez que organizaba una reunión diaria con Sally a las 10:00 a.m. todas las mañanas, ya no tenía que escuchar a Sally tocar a su puerta una docena de veces al día.
Otra forma de mantener a raya las interrupciones es establecer un período regular cuando la puerta de su oficina esté abierta para cualquier empleado que pueda necesitar su ayuda.
La mayoría de las tiendas no están abiertas las 24 horas, los 7 días de la semana, y eso funciona bien porque los clientes saben muy bien cuándo pueden presentarse para obtener lo que necesitan. El mismo concepto puede funcionar para su oficina: establezca horarios de oficina regulares durante los cuales cualquiera puede presentarse para hacer preguntas u obtener las aclaraciones que necesita.
Sea claro acerca de estos tiempos publicando las horas en su puerta y enviando un correo electrónico masivo a todos en su empresa u organización.
También puede tomar un paso similar para atender esas molestas llamadas telefónicas: deje un mensaje saliente en su correo de voz que le diga a las personas que llaman cuándo pueden ponerse en contacto con usted.
Por ejemplo, puede dejar un mensaje que diga algo como “Actualmente no estoy disponible, ya sea en una reunión o con un cliente. Tenga en cuenta que reviso mis mensajes diariamente a las 10:00 a.m., 2:00 p.m. y a las 4:00 p.m., así que si dejas un breve mensaje, te responderé en breve “.
Piense en la semana pasada y pregúntese: “¿Cuántas horas pasé mirando televisión, durmiendo o viajando hacia y desde el trabajo, y cuántas realmente pasé trabajando?”
Incluso si te apasiona tu trabajo, es posible que no sepas cómo realmente pasas tu tiempo.
Esto es lo que Helen, nuestra CEO de la compañía de ropa, se dio cuenta después de reunirse con un consultor de negocios que le pidió que sumara sus actividades semanales. Helen estimó que, junto con muchas otras tareas, pasaba 49 horas durmiendo, 28 horas con su familia y 70 horas por semana trabajando.
Pero esto era imposible ya que solo hay 168 horas en una semana y todas las estimaciones de Helen suman 190.
Esto reveló un error común que la mayoría de la gente tiene acerca de cómo pasan su tiempo. Cuando Helen lo reconsideró, se dio cuenta de que había sobreestimado la cantidad de tiempo que pasó con su familia. Incluso cuando estaba en casa, Helen seguía trabajando respondiendo correos electrónicos y leyendo revistas especializadas.
Al intercambiar tareas entre su familia y su trabajo, Helen se había dado la ilusión de pasar más horas con su familia, a pesar de que no estaba realmente presente durante este tiempo. Esta comprensión dejó a Helen devastada porque amaba mucho a su familia y quería priorizarlos por encima de su trabajo.
Entonces, si quieres asegurarte de que estás gastando tu tiempo cuando y donde quieras, crea un cronograma y haz un presupuesto de tiempo para el futuro.
En primer lugar, sea honesto y preciso acerca de cómo está pasando su tiempo actualmente, y escriba sus actividades en el cronograma.
Esto debería ayudarlo a identificar las áreas en las que le gustaría mejorar, ya sea para encontrar más tiempo para familiares y amigos, o tal vez dedicar más horas a un nuevo proyecto en el que le gustaría enfocarse.
A continuación, puede hacer un presupuesto de tiempo futuro. Si desea pasar más tiempo haciendo ejercicio o con sus hijos, bloquee este tiempo para que se dedique a lo que es importante para usted.
Pongámonos el sombrero de CEO una vez más y descubramos qué se puede hacer para que sus empleados dejen de realizar tareas de conmutación y comiencen a centrarse en una tarea a la vez.
Su primer instinto podría ser celebrar una reunión y simplemente decirles a todos que dejen de realizar tareas de conmutación, pero hay una forma más efectiva de cambiar los hábitos de las personas.
Dado que la idea de la multitarea se ha idealizado durante tanto tiempo, hacer que las personas reconozcan la mejor manera y cambien sus hábitos debe verse como un proceso.
Puede hacer esto dando un ejemplo y permitiendo que sus empleados vean de primera mano cuán ineficiente es la conmutación de tareas y cuánto tiempo pueden ahorrar concentrándose en las tareas de una en una.
Así que no fuerces el cambio entre los empleados. Establezca un sistema personal que influirá en el sistema comercial más grande.
Como director general o jefe de división, su sistema personal puede ser diferente de cómo operan los demás, pero una vez que quede claro que proporciona resultados superiores, se convertirá en la forma aceptada de hacer negocios.
Por lo tanto, comience a implementar los cambios contra las tareas de conmutación de los capítulos anteriores: establezca reuniones programadas regularmente, publique horarios regulares de oficina y comience a administrar sus correos electrónicos y llamadas telefónicas de manera enfocada y deliberada.
Todas estas políticas pronto influirán en protocolos comerciales más amplios de una manera positiva.
Los empleados notarán que su forma de operar es confiable y consistente, al mismo tiempo que lo hace disponible y receptivo a los empleados cuando sea necesario.
En poco tiempo, implementarán estas políticas en su propio trabajo.
En sus interacciones con usted, quedará claro cuán efectivo es enfocarse en una tarea a la vez. Y cuando inevitablemente comiencen a adoptar este enfoque por sí mismos, será aún más efectivo porque no se les impuso y tomaron la decisión de hacerlo ellos mismos.
Una vez que esto suceda, tendrá un negocio altamente eficiente en sus manos.
El mensaje clave en este libro:
Es hora de cerrar el libro sobre multitarea. Esta noción defectuosa de poder hacer todo a la vez ha sido una carga para los lugares de trabajo durante demasiado tiempo. El hecho es que dividir nuestra atención entre más de una tarea a la vez es simplemente imposible; lo que realmente estamos haciendo es alternar entre actividades y tareas y, como resultado, pasamos más tiempo haciendo menos.
Consejo práctico:
Prueba un ejercicio simple para demostrar que la multitarea es ineficiente y consume tu tiempo.
Toma un bolígrafo y un trozo de papel y configura un temporizador. Ahora, prepárese para escribir una oración corta, como “La multitarea es realmente una tarea de cambio”. Para cada letra, escriba un número debajo de esa letra, comenzando con el número uno y continúe en orden. Por lo tanto, inicie el temporizador y escriba “M”, luego escriba “1” debajo. Luego escriba “U”, seguido de un “2” debajo, y así sucesivamente hasta el final de la oración; detiene el temporizador cuando hayas terminado. Ahora, inicie el temporizador y, esta vez, escriba primero la oración completa y luego escriba todos los números debajo de cada letra. Los resultados serán claros: siempre es más rápido hacer una cosa a la vez.
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