Darse de baja

Controla tu buzón, en lugar de dejar que te controle a ti.

Imagina si tuvieras un vecino que, en medio de la manía de las cartas, saliera y revisara su buzón cada diez minutos. Probablemente estarías muy preocupado por la salud mental de esta persona. Pero tenga en cuenta que, en el trabajo, la mayoría de nosotros hacemos el equivalente digital de esto todos los días: revisamos nuestras bandejas de entrada de correo electrónico una y otra vez .

Este resumen revela que el correo electrónico y servicios similares están arruinando nuestra productividad y flujo. Afortunadamente, como pronto aprenderá, podemos dejar de ser esclavos de nuestras bandejas de entrada.

También descubrirás

• por qué es tan fácil interpretar mal el tono del correo electrónico de alguien;

 

• lo malo de revisar tu bandeja de entrada a primera hora de la mañana; y

 

• cómo responder a un correo electrónico si no tiene tiempo para responder.

 

La adicción a la verificación de correo electrónico nos impide atender lo que es importante en la vida.

¿Cuántas veces al día se detiene para revisar su correo electrónico? ¿Intentas evitarlo por completo o eres una de esas personas que presiona actualizar una y otra vez, esperando el próximo mensaje?

Incluso si sabes que eres un poco obsesivo, puedes ser más adicto de lo que crees. Solo considere esta estadística inquietante: el empleado de oficina promedio revisa su bandeja de entrada 74 veces al día.

Esto no se debe a que las personas tengan un plazo de diez minutos para responder; es porque el simple hecho de revisar el correo electrónico es adictivo.

Quizás piense que una bandeja de entrada llena de correos electrónicos no leídos es una tarea desalentadora a la espera de ser abordada. Pero ese no es exactamente el caso. Cada uno de estos mensajes no leídos promete una sorpresa agradable, una noticia interesante o fantástica. Por lo tanto, incluso si la idea de volver a estar al tanto de sus mensajes posteriores al fin de semana le da jim-jams, todavía se sentirá atraído por la tarea. Nos volvemos adictos a la sacudida de alegría que nos dan algunos mensajes.

Nuestra adicción proviene de un impulso primario que busca recompensas positivas. Es este impulso el que nos lleva a revisar nuestra bandeja de entrada una y otra vez, aunque no estamos seguros de cuándo llegará la próxima recompensa. Nos mantiene revisando el interminable correo basura y los mensajes aburridos de trabajo y familia para encontrar esas gemas raras que nos hacen sentir emocionados y vivos, ya sea un correo electrónico de un amante perdido hace mucho tiempo o un amigo casi olvidado.

Sin embargo, el correo electrónico afecta a nuestra psicología en más de un sentido. También provoca una paradoja de progreso .

Cuando posponemos hacer tareas importantes al abrir cada mensaje de correo electrónico en el momento en que llega, estamos engañando a nuestro cerebro. Por un lado, nos sentimos productivos porque estamos reduciendo el número de mensajes en nuestra bandeja de entrada, pero, por otro lado, estamos logrando casi nada.

Sin embargo, lograr que la cantidad de correos electrónicos no leídos sea cero es una recompensa casi irresistible, ya que desencadena la misma respuesta que obtenemos al realizar una tarea importante. Pero cualquier correo electrónico que pueda descartarse rápidamente es generalmente insignificante y no tiene impacto en nuestros objetivos a largo plazo.

Así que no dejes que este sentimiento de falso progreso te engañe. Hay cosas más importantes que podrías estar haciendo con tu tiempo.

Los correos electrónicos carecen del matiz de las conversaciones reales, y nuestra incapacidad para responderlas puede generar emociones negativas.

Aquí hay un escenario demasiado común: envía un correo electrónico escrito con las mejores intenciones, solo para recibir una respuesta que parece plana o incluso enojada.

La palabra escrita es, obviamente, muy diferente de la comunicación verbal. Señales faciales, tono de voz, lenguaje corporal: un mensaje de correo electrónico no puede contener estas cosas. Y, sin embargo, a menudo escribimos mensajes en el mismo idioma que usaríamos en una conversación cara a cara.

Según el psicólogo Daniel Goleman, esto conduce a un sesgo de negatividad : el lector de un correo electrónico siempre asumirá que el contenido es más negativo de lo previsto. Entonces, si el remitente se sintió bien con el contenido, el lector se sentirá neutral. Y si el emisor se sintió neutral, el receptor lo considerará negativo, y así sucesivamente.

Otro problema con nuestra dependencia del correo electrónico es la regla de reciprocidad , que establece que las personas se sienten obligadas a responder a un acto positivo con un acto positivo similar. Pero dada la enorme cantidad de mensajes de correo electrónico que las personas reciben todos los días, esta regla se ha vuelto imposible de seguir.

Era una historia diferente en la década de 1970, cuando el sociólogo Phillip Kunz envió 600 tarjetas de Navidad hechas con amor para completar extraños. Y efectivamente, recibió muchas respuestas, incluidas cartas escritas a mano que tenían varias páginas. Muchos de estos extraños continuaron enviándole saludos festivos similares durante los siguientes 15 años.

El experimento de Kunz resalta nuestro deseo de corresponder, incluso cuando no solicitamos el gesto original.

Pero hoy en día, nadie necesita franqueo o incluso una letra legible para contactarlo, sin mencionar a las otras 50 personas a las que pueden enviar copias ocultas al mismo tiempo. Esto hace que sea imposible mantenerse al día con la regla de reciprocidad, un hecho que puede hacer que las personas se sientan frustradas, culpables y avergonzadas.

Sé el jefe de tu bandeja de entrada al identificar lo que es realmente significativo para ti.

En este punto, probablemente estés diciendo: “¡Conozco los problemas, pero cuáles son las soluciones?”. Bueno, te alegrará saber que hay varias maneras de recuperar el control de tu correo electrónico.

Una de las cosas buenas del correo electrónico es que usted está a cargo de todo: cómo se ve, qué dice y cuándo se envía. Pero también puede opinar sobre cuántos correos electrónicos recibe.

Recuerda, nadie te apunta con un arma para exigirte que respondas inmediatamente a un correo electrónico o que respondas de cierta manera. Es bueno tener en cuenta que cuantos más correos electrónicos envíe, más correos electrónicos es probable que reciba.

Esto nos lleva a nuestro primer ejercicio, que es tomarse un momento para pensar en cómo determinar qué trabajo es importante para usted.

El trabajo significativo debe verse como una contribución a su vida y legado. Entonces pregúntese: “¿Estoy trabajando en algo que me hará mejor en lo que hago? ¿Está mejorando mi carrera o la vida de los demás? ”

Un trabajo importante podría ser escribir un libro, mejorar sus habilidades para hablar en público o enseñar escritura creativa a otros. Sea lo que sea, debe identificarlo, porque hasta que lo haga, no podrá usar el correo electrónico de manera significativa.

Para dejar de perder el tiempo, debe tener algo significativo hacia el cual dirigir su atención. Solo así podrá evitar revisar su bandeja de entrada cien veces al día y perder el tiempo escribiendo respuestas sin sentido.

También ayuda a escribir los diferentes trabajos y tareas que contribuyen al trabajo significativo. Esto lo ayudará a priorizar y asegurarse de que cada vez que use el correo electrónico, sea en relación con algo que es importante.

Establece horarios estrictos para tratar con el correo electrónico y dedica tu mañana al trabajo significativo.

Lo más probable es que no sería razonable eliminar por completo el correo electrónico de su vida, por lo que la pregunta es: ¿cómo puede calcular la cantidad óptima de tiempo para pasar un correo electrónico?

Para esto, debes crear una rutina diaria que se adapte a tus necesidades.

No importa quién es usted o qué hace, probablemente sea mejor evitar comenzar el día revisando sus mensajes de correo electrónico.

Si comienzas a revisar tu bandeja de entrada incluso antes de preparar una taza de café o comer algo, básicamente estás dejando que otras personas establezcan tus prioridades. Antes de que te des cuenta, perderás tiempo y energía respondiendo a mensajes sin sentido.

En cambio, dedica los primeros 60 a 90 minutos de tu día a un trabajo significativo.

Claro, tu trabajo significativo podría incluir escribir un correo electrónico importante, pero cumplir con esta regla general te impedirá desplazarte por todos tus mensajes no leídos y perder la primera hora preciosa de tu día. Las horas de la mañana son un tiempo valioso. Es un momento en que tu mente está fresca y aguda. Sería una pena desperdiciar esa claridad en correos electrónicos aleatorios.

Pero las mañanas no son el único momento en que es malo desperdiciar energía en los correos electrónicos. Nunca es un buen momento para desperdiciar tu energía. La mejor manera de evitar esto es ser un “dosificador” y solo revisar su bandeja de entrada dos o tres veces al día.

Los dosificadores tienen un enfoque efectivo y menos estresante para el correo electrónico, ya que abordan sus mensajes en lotes, en lugar de monitorear su bandeja de entrada las 24 horas, los 7 días de la semana.

Esta estrategia conduce a una mayor productividad. Como no se distrae constantemente, podrá concentrarse y recibir energía a través de sus correos electrónicos a la hora indicada, en lugar de desplazarse y responder sin rumbo fijo.

También es un enfoque más saludable. Un estudio de 2015 mostró que las personas que constantemente monitorean su correo electrónico están más estresadas que aquellas que establecen horarios específicos durante el día para tratar sus mensajes.

Organice sus correos electrónicos en carpetas priorizadas y use respuestas rápidas que establezcan expectativas.

Si alguna vez has visto tus cientos de mensajes de correo electrónico no leídos y has pensado: “Tiene que haber una mejor manera”, bueno, estabas en algo. Hay algunos consejos y trucos fáciles para ayudarlo a aprovechar al máximo sus lotes diarios de tiempo.

El primero es personalizar su bandeja de entrada y crear carpetas útiles. Con la configuración correcta, sus correos electrónicos entrantes incluso se organizarán.

Para comenzar, puede configurar diferentes carpetas con diferentes grados de priorización. De esta manera, los correos electrónicos de su jefe y otros compañeros de trabajo importantes serán dirigidos a una carpeta dedicada marcada como “urgente”; los de otros contactos irán a otras carpetas que le recuerdan que está bien no tratar con ellos de inmediato.

Separar mensajes importantes de mensajes menos importantes hará que sea mucho más fácil mantener su productividad.

También puede crear un nuevo hábito de usar respuestas rápidas que establezcan expectativas claras.

Es solo cuestión de tiempo antes de que reciba un mensaje importante que requiere una respuesta más larga y reflexiva de la que tiene tiempo. Entonces, ¿qué es lo mejor que puedes hacer? ¿Hacer a un lado el trabajo más urgente y significativo? Escriba una respuesta apresurada que lamentará en el momento en que la envíe. Ninguna de estas soluciones es ideal.

En tal situación, la respuesta inteligente es para enviar una respuesta rápida, una que le permita a la persona saber que ha recibido su correo electrónico y que se le dará una respuesta completa lo antes posible.

Podría seguir estas líneas: “Querida Karen, gracias por tu correo electrónico. Estoy de acuerdo, tenemos que discutir estos nuevos desarrollos. Desafortunadamente, actualmente me enfrento a una fecha límite para un proyecto importante. Enviaré un mensaje más detallado para fines de la próxima semana, cuando mi horario se aclare ”.

Enviar un correo electrónico considerado como este lleva solo uno o dos minutos, y no solo le permite al destinatario establecer sus expectativas en consecuencia. También les hace saber que estás pensando en el problema y no los ignoras.

En nuestro capítulo final, le daremos algunos consejos sobre cómo escribir un mensaje de correo electrónico centelleante.

Los correos electrónicos efectivos son concisos, al punto y considerados.

En estos días, todo el mundo parece estar extremadamente ocupado. Esto, en gran parte, se debe a las muchas distracciones diferentes con las que todos tenemos que lidiar: el flujo interminable de correos electrónicos y mensajes de texto entrantes, llamadas telefónicas, sin mencionar la cantidad de actualizaciones de noticias y redes sociales.

Entonces, ¿cómo puede llamar la atención de clientes y compañeros de trabajo, familiares y amigos?

Tienes que escribir de manera efectiva, y la mejor manera de hacerlo es ser conciso. De lo contrario, corre el riesgo de perder la atención del receptor antes de que realmente comience a leer.

Una excelente manera de evitar que esto suceda es hacer un punto claro desde el principio.

Digamos que quieres invitar a un profesor a hablar en una conferencia que estás organizando. No pase los primeros párrafos hablando de cuánto admira su trabajo y explicando de qué se trata toda la conferencia. Proporcione una introducción rápida y vaya directo al grano con su propuesta.

Considera también las expectativas de tu destinatario y ponte en su lugar.

Hágase dos preguntas: “¿Están enojados, tristes, felices, emocionados, con exceso de trabajo …?” Y luego, “¿Qué esperan de mí?” Con esto en mente, debería tener una buena base para componer su mensaje y disminuya el riesgo de malentendidos. En última instancia, hará que sus esfuerzos sean más productivos, ya que no tendrá que perder el tiempo aclarando o explicándose más adelante.

Supongamos que te encargaron hacer mejoras en el lugar de trabajo y estás preparado para contarle a tu jefe tus nuevas ideas. Si olvida ponerse en el lugar de su jefe, puede olvidar que está ocupada esta semana y pasar medio día escribiendo un correo electrónico de tres páginas que no tendrá tiempo de leer, cuando hubiera sido mejor enviar un informe breve. y un mensaje eficiente que le hace saber que está preparado y entusiasmado para presentar sus ideas siempre que el tiempo lo permita.

A quien sea que esté escribiendo, asegúrese de considerar cómo se leerá su mensaje.

Resumen final

El mensaje clave en este libro:

Los días de pérdida de tiempo en mensajes de correo electrónico sin sentido han terminado. Es hora de reclamar su bandeja de entrada y tomar el control de su vida laboral diaria. Con algunos cambios simples y algunos hábitos nuevos, puede priorizar su vida para que pase su tiempo en lo que más le importa.

Consejo práctico:

Usar notificaciones VIP

En general, es mejor que no revise su buzón más de dos veces al día. Pero siempre hay algunas personas a las que no desea hacer esperar: su jefe, por ejemplo, o su cliente más importante. En tales casos, puede comprometer y configurar su teléfono inteligente para que le notifique cada vez que llegue un mensaje de uno de estos VIP. De esta manera, puede abstenerse, en general, de revisar su bandeja de entrada, excepto en los horarios designados.

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Sugerido más lectura: La tiranía del correo electrónico por John Freeman

La tiranía del correo electrónico (2011) trata sobre el aumento y el poder sin precedentes del correo electrónico como forma de comunicación, y el profundo efecto que tiene en nuestras vidas. Tenemos más acceso a la comunicación ahora que en cualquier otro momento de la historia; Pero no todo lo relacionado con el correo electrónico es positivo.